Ons Medicatiecontrole

Ons Medicatiecontrole helpt zorgmedewerkers in de sectoren verpleging, verzorging en thuiszorg bij het veilig, efficiënt en effectief uitvoeren van een dubbele controle vóór het toedienen van losse medicatie met een hoog risico bij verkeerde dosering.

Nieuw in versie 1.5

Herinnering aanmelden

We kunnen je nu een herinnering sturen om je aan te melden.

Je kan ervoor kiezen een bericht te ontvangen 10 minuten voor je dienst begint, maar je kan ook alléén een herinnering krijgen als je je 5 minuten na het begin van je dienst nog niet hebt aangemeld.

Tap linksboven op het menu icon en ga naar “Instellingen”. Tap nu op “Herinnering”.
Kies vervolgens wanneer je herinneringen wil ontvangen.

Hoe werkt het in de praktijk?

De Ons Medicatiecontrole app gebruik je samen met je collega’s die op dat moment ook aan het werk zijn.

Aan het begin van je dienst geef je in de app aan dat je beschikbaar bent. Vanaf dat moment kan je zowel controleverzoeken versturen als ontvangen.

Het proces in Ons Medicatiecontrole gaat uit van de volgende twee principes:

  1. Jouw controleverzoek moet zo snel mogelijk door een collega uitgevoerd worden zodat je verder kan met het toedienen van de medicatie.
  2. Het is niet goed om tijdens je werk vaak onderbroken te worden omdat je op je telefoon steeds meldingen krijgt voor alle controleverzoeken binnen je team.

Ons Medicatiecontrole verdeelt de controleverzoeken zoveel mogelijk gelijkmatig over de beschikbare collega’s, maar stuurt een controleverzoek snel door naar de volgende collega als iemand even niet in de gelegenheid is om het verzoek uit te voeren.

Een verzoek versturen

Vóór het toedienen van risicovolle medicatie maak je een foto van de toedienlijst en van de gereedgemaakte medicatie. Daarna kies je de cliënt waar je op dat moment bent, en verstuur je het controleverzoek.

Dit verzoek gaat direct naar een collega die op dat moment ook beschikbaar is.

Als je bij een cliënt bent die meerdere risicovolle medicijnen gebruikt, maak dan voor iedere medicatie een apart controleverzoek. Op deze manier zijn de controles sneller en betrouwbaarder uit te voeren door je collega’s en komen de controles voor iedere medicatie los van elkaar in het dossier van de cliënt.

Een controle uitvoeren

Als je in de app hebt aangegeven dat je beschikbaar bent, dan kun je een controleverzoek ontvangen.

Ontvang je een verzoek en ben je in de gelegenheid om de controle uit te voeren? Pak dan je telefoon en geef aan dat je de controle uit gaat voeren. Vervolgens zie je de foto van de medicatie en van de toedienlijst, en de naam van de cliënt.

Op basis van deze informatie voer je de controle uit. Vervolgens geef je in de app aan:

  1. dat óf alles in orde is, en de medicatie toegediend kan worden,
  2. dat de medicatie niet in orde is, en dat deze niet toegediend moet worden, óf
  3. dat je de controle met deze foto’s niet uit kan voeren omdat bijvoorbeeld niet alles op de foto staat, of omdat de tekst in de foto niet goed te lezen is.

Voer de controle altijd direct uit. Je collega zit te wachten op het resultaat. Het is de bedoeling dat je binnen twee minuten het verzoek hebt uitgevoerd. Mocht dat niet lukken, dan gaat het controleverzoek alsnog naar een andere collega.

Het resultaat ontvangen

Nadat je verzoek is gecontroleerd door een collega ontvang je direct het resultaat op je telefoon. Er zijn drie resultaten mogelijk, namelijk “Kan toegediend worden”, “Stop! Niet toedienen”, en “Kan controle niet uitvoeren”.

Alléén als het resultaat “Kan toegediend worden” is, kan je overgaan tot het toedienen van de medicatie.

Als het resultaat “Stop! Niet toedienen” is, dan is de medicatie volgens de controleur niet correct. Controleer de medicatie en de dosering, pas deze aan, en verstuur dan een nieuw controleverzoek met nieuwe foto’s.

Als het resultaat “Kan controle niet uitvoeren” is, dan kon de controleur de controle niet uitvoeren. Dit kan zijn omdat een foto bewogen of onscherp was, omdat de tekst niet goed te lezen is, of omdat niet alles op de foto stond. Maak nieuwe foto’s op basis van de feedback, en verstuur hiermee een nieuw controleverzoek.

Wanneer gebruik je Ons Medicatiecontrole?

Ons Medicatiecontrole is een hulpmiddel voor de dubbele controle van risicovolle medicatie die niet verpakt is in een geïndividualiseerd geneesmiddel distributie-systeem. Het gaat hierbij dus om medicatie die niet al in de juiste dosering op naam in zakjes, deeldozen, of trays verstrekt is door de apotheker.

Wanneer de cliënt zelf, of de mantelzorger van de cliënt, niet in staat is om de dubbele controle uit te voeren, kan Ons Medicatiecontrole gebruikt worden om de dubbele controle door een collega op afstand uit te laten voeren op basis van foto’s van de gereed gemaakte medicatie en de toedienlijst.

Ons Medicatiecontrole is geschikt voor de meeste soorten medicatie op de “dubbel te controleren lijst” die toegediend worden in de thuiszorg. De controle van een ingestelde insulinepen is één van de voor de hand liggende toepassingen.

Het is de bedoeling dat binnen de organisatie afspraken gemaakt worden over de manier waarop geneesmiddelen dubbel moeten worden gecontroleerd. Meer informatie hierover is te vinden in de “Veilige Principes in de Medicatieketen” opgesteld door het Platform Medicatieveiligheid Care.

Medicatie kan sneller en beter gecontroleerd worden als de toedienlijst duidelijk en overzichtelijk is. Het helpt ook als alle apotheken binnen hetzelfde gebied zoveel mogelijk hetzelfde uniforme formaat hanteren. Als dit nog niet het geval is, dan is het aan te raden om in overleg met de apotheek toe te werken naar het gebruik van uniforme toedienlijsten volgens de aanbevelingen van de KNMP.

Stap voor stap

Aanmelden

In de grijze balk bovenaan is je huidige beschikbaarheid te zien. Je kan op deze balk tappen om je beschikbaarheid voor het uitvoeren van controleverzoeken aan te passen.

Tap bovenaan in de grijze balk op de “Pas aan” knop.
Je kan in hele uren vanaf nu aangeven tot wanneer je beschikbaar bent.
Tap op de tijd tot wanneer je beschikbaar bent. Tap dan op de pijl linksboven om terug te gaan.
In de grijze balk is nu aangegeven tot wanneer je beschikbaar bent.

Beschikbaarheid aanpassen

Je kan altijd de eindtijd van je dienst aanpassen, of jezelf op “Niet beschikbaar” zetten.

Ben je langer beschikbaar? Tap op je nieuwe eindtijd.
Tap op “Niet beschikbaar” om jezelf per direct af te melden.

Werkzaam als achterwacht

Je kunt je ook aanmelden als achterwacht.

Wanneer drie collega’s niet in de gelegenheid waren om een controle uit te voeren, dan gaat dat controleverzoek direct naar één van de als achterwacht aangemelde collega’s.

Tap op “Werkzaam als achterwacht” om je als achterwacht aan te melden. Vergeet niet ook een eindtijd te kiezen.
In de grijze balk is nu aangegeven tot wanneer je als achterwacht beschikbaar bent.

Door af te spreken dat er binnen je team altijd iemand als achterwacht aangemeld is, kun je er samen voor zorgen dat ook op drukke momenten van de dag controleverzoeken altijd snel uitgevoerd worden. De als achterwacht aangemelde collega moet dan natuurlijk wel vrijgemaakt zijn om op deze verzoeken te kunnen reageren.

Complexe medicatie

Het is mogelijk om aan te geven dat je bevoegd bent voor het toedienen en controleren van complexe medicatie. Controleverzoeken voor complexe medicatie worden alleen aangeboden aan collega’s die aangegeven hebben bevoegd te zijn om deze controles uit te voeren.

De ondersteuning voor complexe medicatie is met name zinvol in organisaties met zowel reguliere als gespecialiseerde teams.

Tap linksboven op het menu icon en ga naar “Instellingen”. Hier kun je je bevoegdheid voor complexe medicatie aangeven.
Vervolgens kan je kiezen of je alleen verzoeken voor complexe medicatie wil ontvangen, of ook voor reguliere medicatie.
Als je nu een controleverzoek aanmaakt, dan is deze standaard als “complexe medicatie” aangemerkt.
Als je af en toe ook reguliere medicatie toedient, dan kan je dit aanpassen naar “reguliere medicatie”.

Verzoek versturen

Vanuit het overzicht van je verzoeken kun je een nieuw controleverzoek aanmaken en versturen.

Tap op de ronde “+” kop rechtsonder om te beginnen.
Maak een foto van de medicatie en de toedienlijst.
Je kan de foto indien nodig draaien in stappen van 90°. Tap op “✓” als de foto goed is.
Je kan op het grijze vlak met de “+” tappen om nog een foto toe te voegen.
Tap op “Selecteer een cliënt” en begin de naam te tikken om een cliënt te kiezen.
Is alles compleet? Tap dan op “Versturen”.

Voortgang en resultaat

Je ontvangt een melding als het resultaat van je verzoek beschikbaar is. Het is daarom niet nodig om de voorgang van je verzoek bij te houden. Mocht het lang duren, dan kun je altijd even kijken wat de status is.

Het verzoek is aangeboden aan Esther. Zij heeft 30 seconden om het verzoek te accepteren.
Esther was niet beschikbaar, dus het verzoek gaat naar de volgende collega in de lijst.
Het verzoek is door Danielle geaccepteerd. Zij heeft 4 minuten (9 minuten voor complexe medicatie) om de controle uit te voeren.
Danielle heeft de controle uitgevoerd. Jij ontvangt direct het resultaat.

Verbeter een niet-uitgevoerd verzoek

Als het resultaat van je verzoek “Kan controle niet uitvoeren Kan controle niet uitvoeren” is, dan kan je vanaf dat resultaat een verbeterd verzoek maken zonder dat je alle foto’s opnieuw hoeft te nemen.

Eerst kies je de foto’s die al goed waren, daarna maak je de foto’s die opnieuw genomen moeten worden, en verstuur je het verbeterde controleverzoek

Tap in het resultaat rechts bovenaan op de “+” knop.
Kies de foto’s die al goed waren.
Tap op “Nieuwe controle”.
Voeg opnieuw genomen foto’s toe en verstuur het verzoek.

Controle uitvoeren

Je ontvangt een melding als er een verzoek voor je is. Een verzoek bestaat uit één of meer foto’s en de gegevens van de cliënt. Je kan op een foto tappen om deze te vergroten en details te bekijken.

Er is een verzoek voor je. Tap op “Ja” om de controle uit te voegen. Tap op “Nee” of negeer de melding als je nu niet in de gelegenheid bent.
Tap Stop! Niet toedienen als de dosering incorrect is, Kan controle niet uitvoeren als je geen beslissing kan maken, en Kan toegediend worden als de dosering correct is.
Als je Stop! Niet toedienen kiest, wordt je gevraagd aan te geven wat er niet klopt.
Tik in waarom de dosering incorrect is en tap op “Stop! Niet toedienen” om het resultaat te versturen.
Als je Kan controle niet uitvoeren kiest, kun je aangeven waarom je geen beslissing kan maken.
Als je Kan toegediend worden kiest, hoef je alleen op “Kan toegediend worden” te tappen om het resultaat te versturen.

Ons Berichten

Je kan direct vanuit een controleverzoek of het resultaat van een controle je collega een bericht sturen via Ons Berichten. Op deze manier kun je makkelijk binnen de veilige en vertrouwde omgeving van Ons overleggen over een controleverzoek.

Tap Nieuw Bericht om een bericht te schrijven. Je kan ook met Bel Collega je collega bellen op het weergegeven nummer.
Schrijf je bericht en verstuur het. Je ontvangt het antwoord van je collega in de Nedap Ons app.

Ons Berichten werkt alléén als je ook de Nedap Ons app op je apparaat hebt geïnstalleerd.

Overzichten

Naast het overzicht van de verzoeken die je recentelijk verstuurd hebt kun je ook een overzicht krijgen van de controles die je recentelijk hebt uitgevoerd.

Tap linksboven op het menu icon.
Tap in het menu op “Uitgevoerd”. Je kan weer terug naar je verzoeken door op “Controles” te tappen.

Ons Dossier

Uitgevoerde controles zijn terug te vinden in het medisch dossier van de cliënt:

  1. Zoek in Ons Dossier onder “Cliënt” naar de cliënt waarvan je de uitgevoerde controles in wil zien.
  2. Klik rechts onderaan in het medisch overzicht van de cliënt op “Medicatiecontrole”.
  3. Je krijgt nu een lijst te zien van uitgevoerde controles. Klik op één van deze controles om de details te zien.

Installatie en koppeling

De app is in de Google Play Store te vinden door te zoeken naar “Ons Medicatiecontrole”.

Als je de app hebt gevonden kun je op de “Installeren” knop tappen om de app te downloaden en te installeren. Als de installatie gelukt is verschijnt een knop waarmee je de app direct kan openen.

Als je nog geen andere apps van Nedap Healthcare gebruikt, zul je gevraagd worden om eerst met je Ons Account te koppelen.

  1. Log in bij het Ons Medewerkerportaal met je Ons Account.
  2. Klik op het menu rechts en kies “Mobiele app”.
  3. Vul de code in die weergegeven is op je telefoon en klik op “Doorgaan”.
  4. Klik vervolgens op “Toegang toestaan”. De app is nu gekoppeld met je Ons Account.

Na het koppelen zal de app je vragen een pincode te kiezen. Deze heb je nodig om de app te kunnen gebruiken.

Mocht je de melding krijgen geen toegang te hebben tot Ons Medicatiecontrole, neem dan contact op met de account manager binnen je organisatie.

De app updaten

De app is in de Google Play Store te vinden door te zoeken naar “Ons Medicatiecontrole”.

Als je de app hebt gevonden kun je op de “Bijwerken” knop tappen om de app te updaten naar de meest recente versie.

Het is sterk aan te raden om automatische updates in te stellen zodat je vanzelf de meest recente versie krijgt zodra deze beschikbaar is:

  1. Open de Google Play Store.
  2. Tap linksboven op het menu icon om het menu te openen.
  3. Kies “Instellingen”.
  4. Tap op “Apps automatisch updaten”.
  5. Kies bij voorkeur voor “Apps op elk moment automatisch updaten”.

Het is ook mogelijk om automatische updates per app in te stellen. Zie de Google Play Help pagina over gedownloade apps updaten voor meer informatie.

Geschikte apparaten

Ons Medicatiecontrole werkt het beste op een snelle en recente Android telefoon met een goede camera en een hoge resolutie scherm dat minimaal 4.5" groot is. Met een dergelijk apparaat kunnen snel scherpe en duidelijke foto’s gemaakt worden, en is het te controleren materiaal goed te zien.

Hoewel Ons Medicatiecontrole werkt vanaf Android versie 4.0.3 (API level 15), is het aan te raden om een telefoon met minimaal Android versie 5.0 (API level 21) of hoger te gebruiken.

Sommige oudere of goedkopere telefoons hebben onvoldoende geheugen voor het maken van het maximum aantal foto’s dat aan een controleverzoek toegevoegd kan worden.

Het ook mogelijk een tablet te gebruiken. De app is hier niet voor geoptimaliseerd en werkt alleen in portret oriëntatie.

Op dit moment is er nog geen versie van Ons Medicatiecontrole voor iPhone of iPad.